Par David & Daphné
+ Anne-Sophie

Les fonctionnalités: transformer des besoins en logiciel

Publié le 12 mai 2020

Dans notre précédent article, nous vous avons raconté comment la pandémie avait affecté notre entreprise et comment ce temps d’arrêt obligatoire nous a donné envie de travailler sur un projet d’envergure. Nous nous sommes questionnés sur ce qui nous manquait dans notre quotidien et qui pourrait aider d’autres compagnies que la nôtre.


Après introspection, nous avons rapidement mis le doigt sur le bobo : nos outils de gestion des ressources humaines.


On souhaite depuis longtemps créer un projet en open source que l’on pourrait partager avec le plus d’entreprises possible dans une logique d’entraide. Pourquoi ne pas faire d’une pierre deux coups ? Travailler à créer une solution pour une gestion des ressources simple, efficace et accessible, tout en la partageant à grande échelle !

Nous n’avons encore jamais publié de projet en open-source donc on ne sait pas encore si ça serait réaliste par rapport à une licence propriétaire, mais pour l’instant c’est notre plan A.


Bon, maintenant que l’idée est trouvée et que le plan de match est fait, on passe à quoi ?

 

À la création des fonctionnalités !

Les fonctionnalités sont pensées selon les besoins que nous avons depuis nos débuts. Nous sommes une vingtaine chez Alternateeve et nous n’avons trouvé aucun logiciel satisfaisant pour la gestion des employés. Particulièrement pour la planification des agendas, le suivi des présences et des heures, la communication interne et la formation.


Le problème n’est pas que les solutions professionnelles n’existent pas, c’est juste qu’elles ne sont pas adaptées aux petites et moyennes entreprises à cause de leur complexité et leurs coûts. Ces logiciels sont pensés pour être utilisés par des spécialistes en RH et non pas par des propriétaires ou gestionnaires d’entreprise.  

On trouve que payer plus de 20 $/mois/employé pour devoir utiliser trois logiciels compliqués pour notre besoin n’est pas du tout optimal et surtout très désagréable.


Actuellement, on travaille avec un logiciel de suivi des heures et des tableurs Excel bricolés. C’est fonctionnel, mais l’on peut faire beaucoup mieux. On a donc réfléchi à des fonctionnalités efficaces pour simplifier la gestion de tous les jours.

 


Voici la liste des fonctionnalités que nous avons identifié comme « de base » pour commencer.

Elles ont été choisies selon nos besoins et les retours que nous avons eus suite au premier article. Cependant, comme on s’est donné le projet ambitieux de finaliser le projet en 90 jours, il est possible qu’une ou deux fonctionnalités soient réalisées après le bêta-test.

Chaque employé aura son espace personnel dans le logiciel où il aura accès à toutes les fonctionnalités. Les gestionnaires auront accès à l’espace personnel en plus d’une section dédiée à la gestion des employés.

FICHES EMPLOYÉS 
Centralisez toutes les informations sur vos employés à un seul endroit y compris des notes, un historique et des fichiers tels qu’un contrat de travail ou des documents personnels.
(Merci à Matthieu de nous avoir fait réaliser que c’est une fonctionnalité 😉)

AGENDA 
Gérez les horaires de travail et les demandes de vacances de vos employés avec la possibilité de les organiser en équipes.

POINTAGE
Économisez grâce à l’enregistrement des présences et des absences. 
Les employés peuvent pointer sur leur espace personnel ou sur un système de pointage multi-utilisateur qui pourra être mis à disposition sur n’importe quel ordinateur, tablette ou cellulaire pour les employés ne travaillant pas sur ordinateur pendant leur quart.
Un rapport vous permettra de savoir très précisément le nombre d’heures travaillées et ainsi de faire plus facilement les payes.

SUIVI DES HEURES/PROJET 
Optimisez la répartition des tâches de vos employés en suivant l’utilisation des heures travaillées.

ANNONCES INTERNES
Diffusez rapidement des nouvelles dans votre entreprise sans avoir recours aux courriels et suivez qui a reçu l’information.

FORMATION ET WIKI
Formez tous vos employés simplement et à leur rythme. L’avancée de leurs formations sera disponible dans un rapport.

GESTION DES NOTES DE FRAIS
Autorisez certaines dépenses et récupérez facilement tous les pièces justificatives.

Voilà pour les fonctionnalités du projet jusqu’à maintenant !


N’hésitez pas à partager autour de vous, on aimerait vraiment rejoindre des entrepreneurs qui utilisent déjà ce type de fonctionnalité ou ceux qui pourraient en avoir l’usager au sein de leur compagnie.


On se reparle bientôt ;)

Dans les prochaines semaines, nous allons écrire sur : 

 

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